Récemment, je suis tombé sur un billet fort intéressant qui énonçait quelques règles pour avoir des meetings productifs. Ça m’a inspiré les 7 règles de nos réunions chez INBOX. On le faisait déjà un peu, mais là, j’ai décidé d’implanter le tout de façon formelle. Comme vous verrez, il y a de la rigueur, de la fermeté, du ridicule et de l’humour. Ce sont d’ailleurs certains des éléments qui caractérisent notre culture d’entreprise.

Voici donc les 7 règles que nous appliquons pour nous assurer de la productivité de nos meetings.

0. Un meeting, vraiment?

Règle 0, ça vous en dit donc l’importance! Est-ce qu’on a vraiment besoin d’un meeting? Posons-nous la question avant le meeting. On ne fait pas des réunions pour jaser.

1. « Be on time »

On commence à l’heure, qu’on soit 1 ou 20. Ceux qui sont en retard auront toujours une bonne raison. Mais ceux qui sont à l’heure, eux, ont fait le choix d’être à l’heure. Tout est toujours une question de choix.

2. Pas de « multitasking »

On laisse nos téléphones dehors et sur vibration. Vous pouvez avoir votre laptop si, et seulement, si vous devez montrer quelque chose. Lorsque vous ne montrez rien, le laptop est fermé.

Si votre laptop sonne (Skype, Google Talk, etc.) alors que vous ne montrez pas quelque chose, ou que vous avez toujours votre téléphone et qu’il sonne, vous devez vous lever, et faire une danse pendant 15 secondes. Sérieux ! Rien de mieux qu’un peu de ridicule pour nous aider à s’en rappeler la prochaine fois!

3- Si ce n’est pas pour vous, sortez!

Si le meeting ne vous concerne vraiment pas, sortez. Vous avez mieux à faire que de perdre votre temps ici.

 4- On suit le plan

La première minute du meeting est consacrée à écrire au tableau les points dont on va parler. On s’en tient à ça. On ne s’égare pas des points à discuter.

Pas de discussion entre 2 personnes. Vous en discuterez ailleurs, après. Nos meetings ne sont pas un forum pour discuter de trucs qui ne concernent pas l’ensemble des participants.

5- Quand c’est fini, c’est fini

5 minutes avant la fin du temps planifié pour le meeting, on arrête les discussions. Même si on n’a pas fini, on arrête. C’est alors le temps de décider qui fait quoi.

6- Qui fait quoi

5 minutes avant la fin du meeting, on fait un « recap » et on assigne des actions à prendre, en spécifiant clairement qui, quoi, quand :

• Jonathan (qui), enverra un courriel au client (quoi) demain (quand)
• Isabel (qui) listera les points à développer pour le nouveau site web (quoi) d’ici vendredi (quand)

Soyez précis dans chaque élément du qui, quoi quand.

Une personne sera en charge d’envoyer les tâches aux personnes concernées, tout de suite après le meeting. Si personne ne se porte volontaire, le leader du meeting choisira un volontaire.

7- Ah ah! Phamiliprix!

On respecte les règles. Ce ne sera pas toujours facile. Il faut donc s’entraider. Chaque participant au meeting est responsable du bon déroulement de la rencontre. Si vous voyez quelqu’un qui ne respecte pas une de ces règles, pointez-le du doigt et criez haut et fort : « Ah ah! Phamiliprix! ». Encore un peu de ridicule. Celle-là par contre, il faudra l’expliquer à nos développeurs Français…

Voilà pour les règles. On essaie ça pour quelque temps. Je vous ferai part de mon feedback si je découvre autre chose.

Qu’en pensez-vous? Avez-vous d’autres trucs à partager?

Mon nom est Marc-André Lanciault, et je suis un père, un mari, et un entrepreneur. Je dirige Karelab, et nous aidons les entreprises à augmenter l'engagement et la reconnaissance de leurs employés. NotreVie.ca est mon blogue personnel, où je parle de mes passions: la business, le leadership, la famille, le bonheur et la techno.

Flipboard est une superbe application qui permet de lire des articles comme un magazine. J’y ai configuré les 2 catégories principales de mon compte Google Reader, soit « Web Tech » et « Business ». Dans la première, j’y consulte les billets de sites qui parlent de Web 2.0, de médias sociaux, de nouvelles technologies, d’Apple, de Microsoft, etc. La 2e me propose des nouvelles sur les affaires, l’entrepreneuriat, les startups, etc. J’utilise aussi Flipboard pour découvrir du contenu en dehors de Google Reader, en consultant diverses catégories proposées par l’application. 

Je lis donc une quinzaine d’articles chaque matin et j’aime bien les partager sur Twitter. Flipboard possède évidemment une fonctionnalité pour partager un billet vers Twitter, Facebook ou LinkedIn. Par contre, ma lecture du matin dure environ 20 minutes. Si je publie sur Twitter 15 articles en 20 minutes, l’effet s’en trouve inévitablement diminué. Pourquoi me direz-vous ? Car en partageant tout d’un coup, je ne favorise pas les interactions avec les gens qui liront ces tweets.

Revenons à la base des médias sociaux. Ce qui propulse les réseaux sociaux, c’est l’interaction entre les gens. Sans interaction, on enlève le « social » du terme et l’on se retrouve avec un bon vieux média (traditionnel). Celui qui crie haut et fort son message à qui veut bien l’entendre en se croisant les doigts pour que ça marche. Le média traditionnel se fou complètement de ce que la personne qui reçoit le message a à dire. Et c’est ce qui est complètement différent avec les médias sociaux. On ne parle plus AUX gens, mais bien AVEC les gens. 

Donc, revenons à mes 15 tweets en 20 minutes. Qui de ceux qui me suivent lira vraiment chacun de mes 15 tweets publiés l’un à la suite de l’autre ? Je monopolise ainsi sa TL (timeline) et fort est à parier qu’après le 3e tweet, mon abonné passera à autre chose. Le but n’est pas de monopoliser l’attention de nos abonnés, mais bien de leur fournir du contenu de qualité qui pourrait susciter une réaction, un RT (retweet), un commentaire, un message privé, etc. 

La solution ? Buffer : un service web qui permet d’accumuler vos tweets dans un tampon (un buffer) et de les publier un par un à des heures programmées. De cette façon, mes 15 tweets seront publiés un à un tout au long de la journée. Je n’agresse pas mes abonnés et je leur fournis du contenu intéressant du levé au coucher du soleil  

Buffer est en encore tout récent et n’est pas parfait. Par exemple, publier vers plus d’un compte Twitter, bien que possible, n’est pas vraiment flexible. On ne peut choisir, selon le tweet, vers quel compte Twitter on veut publier. Les tweets seront toujours publiés vers les comptes sélectionnés par défaut dans les options de Buffer. 

Malgré cet inconvénient, cela reste un outil fort intéressant. 

Si vous utilisez déjà Buffer, j’aimerais savoir ce que vous en pensez. Ou encore, si vous utilisez un autre outil de ce genre, faites-le-moi savoir !  

Mon nom est Marc-André Lanciault, et je suis un père, un mari, et un entrepreneur. Je dirige Karelab, et nous aidons les entreprises à augmenter l'engagement et la reconnaissance de leurs employés. NotreVie.ca est mon blogue personnel, où je parle de mes passions: la business, le leadership, la famille, le bonheur et la techno.

D’entrée de jeu, tweeter fait certainement parti de mon travail, de ma vie professionnelle. Mais l’élément à démystifier, c’est le temps que requiert l’activité dans les médias sociaux. Croyez-le ou non, cela ne demande pas beaucoup de temps SI l’on est bien organisé. Voici quelques éléments clés. 

1- Un VRAI outil de gestion réseaux sociaux 

Tout d’abord, il vous faut un vrai outil pour gérer votre présence web-sociale. Si vous tweetez encore à partir de l’interface Web de Twitter, je comprends pourquoi vous trouvez que vous n’avez pas assez de temps… Laissez tomber le site de Twitter et munissez-vous d’un vrai outil : Hootsuite, Tweetdeck ou Seesmic. N’importe lequel de ces outils vous permettra de gérer l’ensemble de votre activité sur les principaux réseaux sociaux. Personnellement, j’utilise Hootsuite. J’ai testé les 2 autres, et je continue de le faire régulièrement, mais je reviens toujours à Hootsuite. 

Avec un de ces outils, vous à même de créer un tableau de bord efficace pour voir, en un clin d’oeil, ce qui y est discuté. Ce qu’ils disent à propos des sujets qui vous intéressent, à propos de vous, de votre entreprise, etc. Et vous serez en mesure d’interagir avec eux de façon simple et rapide. 

2- Un téléphone intelligent

Si vous avez encore un téléphone à flip, il est temps d’arriver en 2011 ;). Un téléphone intelligent vous permettra de maximiser les moments où vous n’êtes pas devant votre ordinateur pour les rendre productifs. Par exemple, dans le métro ou l’autobus, quand vous attendez votre tendre moitié, pendant que les pâtes bouillent dans la casserole, bref, pendant ces beaux petits instants où vous ne faites rien d’autre que d’attendre. 

Les 3 outils précédemment mentionnés ont tous une version pour iPhone ou Android. Vous pourrez donc facilement avoir accès à votre tableau de bord pour lire et écrire sur vos réseaux sociaux. 

3- Un peu de discipline

Le but est d’être le plus efficient possible : maximiser les résultats en utilisant un minimum de ressources. La plus importante ici est évidemment le temps. Vous devez donc utilisez le temps de façon intelligente. 

Par exemple, ne vous laissez pas déranger à chaque instant par les réseaux sociaux. Assurez-vous que, ni votre téléphone, ni votre tableau de bord ne vous avertissent d’un nouveau tweet ou d’une mise à jour Facebook. Cela vous interrompra inévitablement et vous rendra moins productif dans ce que vous faisiez. Pour être efficient sur les réseaux sociaux, il faut aussi être efficient dans vos autres activités. Dédiez Pluto un 5 minutes quelques fois par jours à votre tableau de bord. Comme ça, vous ne vous laissez pas interrompre et vous maximisez votre 5 minutes consacrée aux médias sociaux. 

Dans la même lignée, débarrassez votre boîte de réception des courriels de notifications Facebook et Twitter. Bien qu’il peut être intéressant de lire ces messages brièvement une fois par jour, ne les laissez pas envahir votre boîte de réception. Cela détournera inévitablement votre attention de votre travail, et vous rendra improductif. Si vous utilisez Gmail, je vous recommande de créer des Filtres pour étiqueter ces courriels avec une étiquette précise (par exemple « Social ») et les envoyer automatiquement en archive, sans passer par votre boîte de réception. Voici d’ailleurs quelques règles que j’utilise :

En conclusion

Être bien outillé et bien discipliné vous permettra de tirer tout le potentiel de votre présence sur les médias sociaux, tout en restant productif dans votre travail.

Qu’en pensez-vous ? Avez-vous d’autres trucs à partager ? N’hésitez pas à laisser votre commentaire !

Mon nom est Marc-André Lanciault, et je suis un père, un mari, et un entrepreneur. Je dirige Karelab, et nous aidons les entreprises à augmenter l'engagement et la reconnaissance de leurs employés. NotreVie.ca est mon blogue personnel, où je parle de mes passions: la business, le leadership, la famille, le bonheur et la techno.