Récemment, je suis tombé sur un billet fort intéressant qui énonçait quelques règles pour avoir des meetings productifs. Ça m’a inspiré les 7 règles de nos réunions chez INBOX. On le faisait déjà un peu, mais là, j’ai décidé d’implanter le tout de façon formelle. Comme vous verrez, il y a de la rigueur, de la fermeté, du ridicule et de l’humour. Ce sont d’ailleurs certains des éléments qui caractérisent notre culture d’entreprise.
Voici donc les 7 règles que nous appliquons pour nous assurer de la productivité de nos meetings.
Règle 0, ça vous en dit donc l’importance! Est-ce qu’on a vraiment besoin d’un meeting? Posons-nous la question avant le meeting. On ne fait pas des réunions pour jaser.
On commence à l’heure, qu’on soit 1 ou 20. Ceux qui sont en retard auront toujours une bonne raison. Mais ceux qui sont à l’heure, eux, ont fait le choix d’être à l’heure. Tout est toujours une question de choix.
On laisse nos téléphones dehors et sur vibration. Vous pouvez avoir votre laptop si, et seulement, si vous devez montrer quelque chose. Lorsque vous ne montrez rien, le laptop est fermé.
Si votre laptop sonne (Skype, Google Talk, etc.) alors que vous ne montrez pas quelque chose, ou que vous avez toujours votre téléphone et qu’il sonne, vous devez vous lever, et faire une danse pendant 15 secondes. Sérieux ! Rien de mieux qu’un peu de ridicule pour nous aider à s’en rappeler la prochaine fois!
Si le meeting ne vous concerne vraiment pas, sortez. Vous avez mieux à faire que de perdre votre temps ici.
La première minute du meeting est consacrée à écrire au tableau les points dont on va parler. On s’en tient à ça. On ne s’égare pas des points à discuter.
Pas de discussion entre 2 personnes. Vous en discuterez ailleurs, après. Nos meetings ne sont pas un forum pour discuter de trucs qui ne concernent pas l’ensemble des participants.
5 minutes avant la fin du temps planifié pour le meeting, on arrête les discussions. Même si on n’a pas fini, on arrête. C’est alors le temps de décider qui fait quoi.
5 minutes avant la fin du meeting, on fait un « recap » et on assigne des actions à prendre, en spécifiant clairement qui, quoi, quand :
Soyez précis dans chaque élément du qui, quoi quand.
Une personne sera en charge d’envoyer les tâches aux personnes concernées, tout de suite après le meeting. Si personne ne se porte volontaire, le leader du meeting choisira un volontaire.
On respecte les règles. Ce ne sera pas toujours facile. Il faut donc s’entraider. Chaque participant au meeting est responsable du bon déroulement de la rencontre. Si vous voyez quelqu’un qui ne respecte pas une de ces règles, pointez-le du doigt et criez haut et fort : « Ah ah! Phamiliprix! ». Encore un peu de ridicule. Celle-là par contre, il faudra l’expliquer à nos développeurs Français…
Voilà pour les règles. On essaie ça pour quelque temps. Je vous ferai part de mon feedback si je découvre autre chose.
Qu’en pensez-vous? Avez-vous d’autres trucs à partager?
Mon nom est Marc-André Lanciault, et je suis un père, un mari, et un entrepreneur. Je dirige Karelab, et nous aidons les entreprises à augmenter l'engagement et la reconnaissance de leurs employés. NotreVie.ca est mon blogue personnel, où je parle de mes passions: la business, le leadership, la famille, le bonheur et la techno.
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